V rámci myšlienky digitálnej UNIPHARMY a elektronickej výmeny dát sme nedávno spomínali benefity, ktoré so sebou prináša digitalizácia účtovníctva. V našej spoločnosti sme sa zhodli na tom, že práve táto oblasť projektov bude v najbližšom období prioritou, aby sme držali krok s požiadavkami trhu. Záväzok neustále sa zlepšovať, nás stojí nemalé úsilie, no vidíme v ňom obrovský potenciál. A sme veľmi radi, že túto našu misiu nám pomáhate napĺňať aj vy, naši obchodní partneri.
V UNIPHARME vytlačíme mesačne viac ako 900-tisíc listov rôznych dokladov a z tohto čísla tvoria takmer polovicu faktúry a dodacie listy. Do archívu pošleme len za finančnú divíziu mesačne viac ako 200 zakladačov s dokladmi. Práve preto aj nás na finančnom oddelení zaujíma, ako tieto činnosti eliminovať a nastaviť v súlade s princípmi ESG.
Pod vplyvom súčasných požiadaviek na ohľaduplné a udržateľné podnikanie sme sa rozhodli naskočiť na zelený vlak a obmedziť tlač na minimálnu možnú mieru. V praxi to má vyzerať tak, že všetky doklady budeme uchovávať v zaručenom elektronickom archíve, čím nahradíme ten súčasný papierový. Doklady budeme vedieť takto v prípade potreby ľahko vyhľadávať a mať k dispozícii z akéhokoľvek miesta. Rovnako aj tok dát chceme z papierového sveta presunúť do digitálneho.
Sme radi, že mnohí z vás už teraz akceptujú to, že neposielame papierové doklady fyzicky, ale vystačíte si s dokladmi v e-maile. Niektorí z vás však zašli ešte ďalej a spolupracujú s nami na projektoch úplnej eliminácie papierových dokladov a na zasielaní dokladov formou EDI.
EDI, elektronická výmena dát (z anglického originálu: Electronic Data Interchange), označuje výmenu elektronických obchodných dokumentov medzi partnermi. Ide o súčasť e-commerce alebo e-business. Cieľom EDI je dosiahnuť najvyššiu možnú úroveň automatizácie procesov prostredníctvom integrovanej výmeny dát a predchádzať ručným a papierovým obchodným transakciám. EDI sa okrem iného používa na výmenu objednávok medzi obchodnými spoločnosťami a výrobcami, a taktiež pre fakturačné procesy, čo umožňuje elektronický prenos faktúr v reálnom čase, ich okamžitú kontrolu a následné spracovanie.
Výhodou je úspora nákladov a zvýšenie efektivity. Obchodný partner má doklady okamžite a na jednom mieste. Nemôže sa stať, že sa mu doklady stratia, niekde ich zabudne alebo ich uvidí niekto, kto nemá. Vie si ich spravovať z mobilného zariadenia. Dokumenty vie zdieľať napr. s účtovníčkou či s osobou, ktorá tovar prijíma. Takéto riešenie šetrí náklady na tlač a zabezpečuje vyššiu presnosť a nižšiu chybovosť, ktorá vzniká ručným zadávaním dát.
Nevýhodou môže byť mierna zmena organizácie práce, kedy sa ľudia musia prispôsobiť novým procesom, ktoré sú však na druhej strane v mnohom efektívnejšie.
V bežnom živote to má vyzerať tak, že informačný systém vygeneruje dáta, ktoré sa posielajú na tzv. EDI providera (poskytovateľa služby EDI). Tento dané informácie spracuje a pošle odberateľovi/príjemcovi nahrajú do systému ako faktúra alebo dodací list bez toho, aby musel dáta manuálne prepisovať z papierového podkladu. Po tom, čo sa mu dáta automaticky preklopia do systému, môže s nimi pracovať tak, ako je zvyknutý. Pri vygenerovaní dokladu je tok dát k odberateľovi okamžitý. Veľkou výhodou je aj to, že provider môže poskytnúť už spomínaný elektronický archív, v ktorom sa uchovávajú všetky zasielané doklady pre potrebnú dobu.
Potenciálni používatelia riešenia si môžu vybrať z niekoľkých poskytovateľov, ktorí majú bohaté skúsenosti s elektronickou výmenou dát.
V UNIPHARME sme veľmi radi, že takúto formu komunikácie rozbiehame so skupinou odberateľov a rovnako tak máme agilného partnera aj na dodávateľskej strane. Po pilotnej úvodnej fáze projektu, by sme toto moderné riešenie chceli implementovať ako štandard.
autor: Ing. Lukáš Grofčík
riaditeľ divízie financií
UNIPHARMA – 1. slovenská
lekárnická akciová spoločnosť
