Zelený dodací list alebo digitalizácia v praxi
Z jedného smreku sa vyrobí okolo 80-tisíc hárkov kancelárskeho papiera. K výrobe jednej tony papiera sú potrebné 2 až 3 tony dreva, približne 85 m3 vody a veľké množstvo elektriny. Dosť, nemyslíte? Ako teda spoločne vieme ušetriť strom či dva, kubík vody a zároveň zvýšiť vlastnú efektivitu? Aj toto by som vám rád, spolu s tým, ako môže vyzerať digitálna komunikácia v praxi, predstavil v nasledujúcich riadkoch.
Určite ste postrehli, že aj v našej spoločnosti postupne prebiehajú zmeny smerujúce k digitalizácii. V najbližších týždňoch vás o nových zamýšľaných krokoch budú informovať kolegovia z UNIPHARMY. Ja však veľmi rád využijem tento priestor, aby som vám očakávané zmeny predstavil mojimi očami.
UNIPHARMA dnes požaduje od svojich odberateľov podpisom a pečiatkou potvrdzovať dodacie listy a takto overené ich zasielať naspäť k nám. O týchto záznamoch si vedieme evidenciu a overenie slúži aj ako podklad pre prípadné reklamácie. Okrem toho sme viazaní poskytovať niektorým subjektom informácie o tom, či konkrétny tovar bol doručený, komu, kam a v akom čase. V praxi to funguje tak, že náš vodič – obchodný zástupca spolu s tovarom prináša do lekárne, spolu s ostatnými dokladmi, aj jednu kópiu dodacieho listu, ktorú mu lekáreň potvrdí. Tento potvrdený dodací list sa v UNIPHARME založí do zakladača a v prípade potreby sa z archívu vyberie a potvrdenie sa overuje.
V súčasnosti takto odošleme a prijmeme zhruba 6-tisíc dodacích listov týždenne, ktoré je potrebné interne spracovať. V spolupráci s naším dodávateľom IT služieb však vieme tento proces pretransformovať do činnosti 21. storočia, papiera sa zbaviť a napriek tomu stále vieme zabezpečiť 100 % informáciu o toku tovaru a potvrdenie prevzatia tovaru odberateľom.
Novinka
Po novom príde vodič do lekárne bez dodacieho listu, ktorý by si nechal potvrdiť. Ako teda zabezpečí potvrdenie prevzatia tovaru?
Naši vodiči – obchodní zástupcovia pri rozvoze tovaru už viac ako rok pracujú s čítačkami v podobe mobilného zariadenia. Čítačka pomáha plniť a potvrdzovať úlohy. Keď vodič potvrdí vykládku tovaru, čo je bežná prax, bude vyzvaný na načítanie QR kódu, ktorým potvrdí vyloženie prepraviek s konkrétnymi položkami v danej lekárni. Táto informácia sa spolu s GPS súradnicami uloží do systému. Ako sme pri digitalizácii zvyknutí, všetky dôležité informácie sa týmto nachádzajú v jednej databáze, kde sa žiadna nestratí, keďže je technologicky zabezpečená.
Lekárnik pri preberaní tovaru nemusí hľadať pečiatku, popr. pero, ktorými by dodací list potvrdil. Doklad si vie navyše pohodlne vytlačiť z Moja UNIPHARMA Portálu, kde nájde aj ostatné doklady.
Lekárne od druhej polovice leta obdržia od vodiča – obchodného zástupcu svoj jedinečný QR kód. Tento QR kód bude fungovať ako digitálna pečiatka pre overenie doručenia tovaru. O všetkom podstatnom budete včas informovaní.
Popri zrušení potvrdzovania faktúr, ktoré sme spolu s vami zrealizovali v priebehu júna, je toto ďalším krokom do našej digitálnej skladačky. Ďakujeme, že nám pomáhate šetriť prírodu!
autor: Ing. Lukáš Grofčík
riaditeľ divízie financií
UNIPHARMA – 1. slovenská lekárnická akciová spoločnosť
článok bol uverejnený v časopise Lekárnik 7/2023
