Od 1. januára 2022 je v účinnosti novela Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Novela, okrem viacerých zmien, posúva ďalej myšlienku digitalizovania účtovných záznamov. Jej cieľom v tejto časti je eliminácia existencie účtovných záznamov v papierovej podobe. Dnes tak už nie je potrebné zasielať a uchovávať vytlačené faktúry. Napriek tomu, že novela je v platnosti viac než rok, ešte stále existuje vysoký podiel papierového toku účtovnej dokumentácie a archivácie, ktoré sú administratívne, priestorovo a časovo zaťažujúce.
„Digitálnym účtovníctvom“ sa samotná podstata účtovníctva nemení, mení sa len forma spracovania údajov a informácií v účtovníctve. Takáto forma vedenia účtovníctva prináša so sebou viacero výhod, ktoré uľahčujú podnikateľský život. Elektronizácia okrem zjednodušenej a efektívnej komunikácie medzi obchodnými partnermi, prináša aj úsporu prevádzkových nákladov, a to najmä nákladov súvisiacich s tlačou a zníženie administratívnej záťaže pri spracovaní účtovnej agendy. Najvýraznejším znížením administratívnej záťaže v novele zákona o účtovníctve je upustenie od povinnosti predložiť účtovný záznam v pôvodnej podobe. Toto sa týka napríklad naskenovaných dokladov, ktoré môže účtovná jednotka takto predkladať.
Nejde o revolučnú novinku, keďže zákon zrovnoprávňoval papierovú a elektronickú formu účtovného záznamu už predtým. § 71 až § 75 Zákona č. 222/2004 Z. z. definujú faktúru ako doklad v listinnej forme alebo elektronickej forme, v prípade, že je zabezpečená vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry. Treba tiež zdôrazniť, že účtovná jednotka si sama vyberá, ako bude doklady uchovávať.
Výhodou v porovnaní s predošlým opatrením je fakt, že od 1. januára 2022 môže účtovná jednotka archivovať účtovnú dokumentáciu a účtovné záznamy namiesto papierovej podoby aj v elektronickej podobe skenovaním, a to aj bez použitia zaručenej konverzie, ktorá bola povinná pri transformácii účtovného záznamu do roku 2021.
Digitalizácia môže byť aj kombinovaná a prijaté dodávateľské faktúry môže uchovávať v papierovej podobe, zatiaľ čo odberateľské doklady bude viesť elektronicky.
Ak sa účtovná jednotka rozhodne aplikovať zmeny v účtovníctve a prejsť na digitálne účtovníctvo, je povinná vypracovať interný predpis (smernicu), v ktorej bližšie popíše spôsob uchovávania účtovných dokumentov, a tiež presne zadefinuje voľbu dátového nosiča (napríklad USB, pamäťová karta, disk, cloud).
UNIPHARMA chce byť digitálnou spoločnosťou 21. storočia, a preto digitalizáciu, nielen účtovníctva, berieme vážne a zaoberáme sa ňou každý deň. Veríme, že pri súčasnom technickom napredovaní budeme môcť v najbližšom období úplne eliminovať tlač pri zachovaní súčasného komfortu výmeny dokladov s našimi obchodnými partnermi. Pre svojich partnerov sme pripravili a sprístupnili B2B portál (Moja UNIPHARMA Portál). Týmto sme zabezpečili zjednodušenie dostupnosti dokladov, ktoré si lekáreň nájde na jednom mieste bez zaťažujúceho zasielania správ a telefonátov, čím si vzájomne šetríme čas a životné prostredie a prispievame k efektívnejšej komunikácii.
Záverom dodávame, keďže novela zákona obsahuje dôležité drobnosti pri nastavovaní procesov digitalizácie, že je vhodné sa pri procese zavádzania digitálneho účtovníctva poradiť so svojím účtovníkom, prípadne daňovým poradcom či audítorom.
autor: Ing. Lukáš Grofčík
riaditeľ divízie financií spoločnosti UNIPHARMA
článok bol uverejnený v marcovom čísle časopisu Lekárnik
